Excel-AddIn "Excel2Word"
Automatisierte Angebotserstellung in Microsoft Word mit Daten aus einer Excel Produktmatrix
Mit dem Excel-AddIn “Excel2Word” lässt sich aus den Daten einer vorliegenden Produktmatrix (Artikeln, Produktgruppen und Mengen) ein optisch ansprechendes Kundenangebot in Word erstellen.
Update 01.10.2018: Für das Excel2Word-AddIn liegt inzwischen Version 3.0 vor.
Näheres erfahren Sie in Kürze.
Neue Features in v3.0
Übertragung des Angebotspreises in das Kundenangebot
Erstellung von individuellen Zusatzpaketen / Stücklisten
Ergängzung der Artikelstückliste mit Zusatztexten pro Artikelposition
Möglichkeit zur Hinterlegung von Stadart-Zusatztexten pro Artikeln
Ergänzung von individuellen Elektroartikeln
Erstellung einer Vorkonfiguration von Elektroartikeln für bestimmte Räume
Augangssituation
Für die Planung von Smarthome-Lösungen wird ein Planungstool in Excel benutzt. Dieses wird vom Hersteller der Smart-Home Produkte zur Verfügung gestellt. Das Planungstool beinhaltet unter anderem eine Produktmatrix, wo man für die einzelnen Bereiche / Räume eines Objektes die benötigten Mengen der einzelnen Artikel erfassen kann. Die Artikel sind dabei in verschiedene Produktgruppen unterteilt.
Die manuelle Erstellung von Angeboten in Word hat erhebliche Nachteile: Artikeltexte, Mengen, Produktgruppen und die entsprechenden Langtexte müssen größtenteils per Hand eingetippt oder auch per ‘Copy and Paste’ eingefügt werden. Die einzelnen Produktgruppensymbole müssen ebenfalls manuell in das Angebot eingefügt werden.
Diese Handhabung ist sehr umständlich und gleichermaßen sehr fehleranfällig. Bei größeren Projekten mit mehreren Bereichen und Räumen ist diese Vorgehensweise ausserdem sehr zeitaufwendig und nicht praktikabel.
Excel-AddIn “Excel2Word”
Mit dem Excel-AddIn “Excel2Word” lässt sich aus den Daten einer vorliegenden Produktmatrix (Artikeln, Produktgruppen und Mengen) ein optisch ansprechendes Kundenangebot in Word erstellen.
Umsetzung
Anhand der vorliegenden Produktmatrix wird per VBA automatisiert ein Angebot in Word erzeugt.
Struktur des Angebotes
Die Strukrur des Angebotes ist folgendemaßen gegliedert:
- Bereich/Raum
- Icon + Produktgruppe
- Artikeltext
- Menge
- Produktgruppenlangtext
- Icon + Produktgruppe
Ein jeweiliger Bereich/Raum beginnt immer mit einer neuen Seite. Darunter werden gruppiert nach Produktgruppen die einzelnen Artikel mit Mengen aufgeführt. Die Produktgruppen sind dabei mit einem entsprechenden Icon versehen. Im Abschluss einer Produktgruppe wird falls vorhanden der Produktgruppenlangtext ausgegeben.
Der Angebotskopf sowie die Finale Preiskalkulation im Angebotsfuss kann nach wie vor in Word vorgenommen werden.
Weitere Features
Anpassungsfähige Auslesefunktion der Produktmatrix
Es ist nicht auszuschließen, dass sich die Struktur der Produktmatrix bei einem Update des Planungstools ggf. ändert. Das Auslesen der Produktmatrix ist flexibel programmiert, so dass man ohne großen Aufwand die Standort Parameter der veränderbaren Produktmatrix anpassen kann.
Vorhandene Wordvorlagen verwenden
Als Vorlage kann man bereits bestehende Word-Vorlagen benutzen. Diese werden im Vorlagen-Verzeichnis abgelegt alle vorhadenen Vorlagen am Ende der Verarbeitung werden automatisch und alphabetisch zusammengefasst.
Excel Add-In mit eigenem Menüeintrag
“Excel2Word” ist als Excel Add-Ins programmiert und kann ohne große Installationsroutinen an mehreren Excel-Stationen eingebunden und betrieben werden. Das Excel Add-In erzeugt einen weiteren Menüeintrag im Excel-Menüband. Über den Menüeintrag kann man die einzelnen Funktionalitäten des Add-Ins aufrufen und auch funktionale Einstellungen vornehmen.